1. Contexto e função

O grupo Galp e a ENACOL empresa sua participada, tendo em conta a responsabilidade social associada à garantia do abastecimento energético dos diversos países em que desenvolve a sua atividade, definiu e, tem vindo a atualizar um plano de contingência orientado para a prevenção e mitigação dos riscos associados à propagação do novo vírus COVID-19, em complementaridade aos seus Planos de Continuidade do Negócio (PCN), em particular ao Plano de Prevenção de Pandemias (PPP), com o objetivo prioritário de assegurar um ambiente de trabalho adequado para as nossas pessoas, para servirmos os nossos clientes e para a resiliência das nossas operações.

Este plano determina a adoção de diversas medidas e iniciativas que se encontram alinhadas com as recomendações gerais da Organização Mundial de Saúde (OMS), bem como outras medidas suplementares consideradas apropriadas para assegurar a continuidade dos diversos negócios e nas suas diversas instalações. Atualmente, não se anteveem disrupções no fornecimento de produtos e/ou na prestação de serviços da ENACOL.

Estas medidas são avaliadas diariamente e revistas sempre que justificável por um Grupo de Acompanhamento de Pandemias (GAP) para monitorização da evolução do surto epidémico que se encontra constituído em conformidade com o PPP e com as regras de governo interno em matéria de gestão de crises (NT-005-CN – Estrutura de Resposta na Gestão de Crises) e que tem obtido aconselhamento especializado em matérias de saúde. Neste âmbito, foram ativados o Gabinete de Gestão de Crise e a Equipa de Comunicação em Crise. Os Gabinetes de Gestão de Crise locais, foram igualmente ativados, a cargo dos respetivos country managers. Este documento será atualizado em função da avaliação de risco realizada pelo referido grupo de acompanhamento.

No presente documento, que se destina a manter informados os diversos stakeholders que se relacionam com o Grupo Galp, apresentamos uma súmula das principais medidas e iniciativas aplicáveis nas instalações da Galp em todas as suas geografias e nas várias unidades de negócio.

2. Acesso a instalações

Todas as visitas aos nossos escritórios ou instalações estão interditas salvo os casos de extrema necessidade, isto é, se estiverem em causa serviços que ponham em causa a segurança, a integridade mecânica dos equipamentos ou a continuidade do negócio. As receções e portarias dos edifícios realizarão a triagem dos visitantes antes da autorização de entrada. Será efetuado um breve questionário ao visitante e disponibilizado desinfetante para as mãos antes de entrar nos edifícios.

3. Reforço das condições de higiene e saúde no trabalho

3.1. Todos os colaboradores e utilizadores das instalações no geral devem promover o reforço da higiene das mãos e da etiqueta respiratória.

3.2. Todos os colaboradores devem efetuar a lavagem correta das mãos com água e sabão antes de entrar nas instalações, em toda e qualquer ocasião.

3.3. Disponibilização de soluções desinfetantes nas instalações, principalmente nos locais onde não seja possível a lavagem das mãos, como por exemplo receções, hall de entrada, cantinas, salas de controlo, entre outros

3.4. Reforço das equipas de limpeza para assegurar a limpeza frequente de superfícies que são tocadas com frequência, designadamente wc’s, puxadores, corrimãos, mobiliário das salas de reunião, teclados e écrans, entre outros.

4. Deslocações em contexto profissional

4.1. Todas as viagens profissionais de colaboradores da ENACOL entre diferentes países encontram-se suspensas, devendo ser substituídas por teleconferência. A realização de viagens profissionais inter-ilhas está restringida aos casos de estrita necessidade e sujeitas às restrições emanadas pelo Governo.

4.2. Desencorajamos os colaboradores da ENACOL a realizar viagens pessoais quer entre ilhas quer para o exterior do país

5. Regras de socialização

5.1. Até orientação em contrário, deverá ser evitada a realização de todos os eventos/ reuniões/ ações de formação e similares. Quando seja indispensável reunir, deverá garantir-se um raio mínimo de 2 metros entre participantes e o arejamento natural das salas deverá ser salvaguardado por todos os envolvidos.

5.2. Alterar a frequência e a forma de contato entre colaboradores e entre estes e os seus clientes e prestadores de serviço. São proibidos apertos de mão ou qualquer tipo de cumprimento com recurso ao toque.

5.3. No caso dos colaboradores que estão a trabalhar em ambiente de escritório, se não for possível garantir a distância mínima de 2 metros entre postos de trabalho (com exceção das ilhas de trabalho com separadores), os colaboradores deverão procurar outro espaço de trabalho disponível nas instalações ou avaliar a hipótese de trabalho em regime de home office (teletrabalho).

5.4. Qualquer trabalhador com algum sintoma de COVID-19 (como tosse ou febre) deve informar a chefia direta e dirigir-se para a sala de isolamento (ou isolar-se), evitando o contato com outros colegas.

6. Home office

6.1. O regime de home office é aplicável para o máximo de pessoas possível de cada equipa, em que a sua aplicação não afete as operações ou a continuidade de negócio.

6.2. Exceto nos casos em que é obrigatório, o home office é organizado, salvo opção diferente do acesso através de um sistema de escala rotativo quinzenal, ou seja, duas semanas completas, devendo a rotação acontecer após o fim de semana.

6.3. Todos os colaboradores cujas funções permitem a aplicação do regime de home office e que se enquadram em grupos de risco (tais como doenças cardíacas, doenças respiratórias, diabéticos, gravidezes) estarão em regime de home office até indicação em contrário.

6.4 O documento de escalas deve ser permanentemente atualizado, indicando a disponibilidade ou ocupação, entre outros.

6.5. Os colaboradores em home office devem agir de forma responsável e tomar todas as medidas razoáveis para minimizar o risco de contrair o vírus, em linha com as orientações da OMS, e seguir as seguintes instruções:
(i) Evitar eventos, reuniões sociais e similares que não sejam indispensáveis, bem como espaços públicos com concentração de pessoas;
(ii) Adotar comportamentos sociais responsáveis, eliminando o contacto físico, e aplicar a distância social, minimizando o tempo passado fora de casa. No caso de estar fora de casa, a regra da distância de 2 metros deve ser aplicada sempre que possível.
(iii) Lavar frequentemente as mãos e evitar tocar com as mãos na cara, designadamente a boca e os olhos;
(iv) Assumir a responsabilidade civil e social de garantir que não se está em contacto desnecessário com pessoas doentes, com sintomas ou que tenham feito viagens recentes.
(v) Em caso de contato com uma pessoa portadora de COVID-19 ou suspeita de ter contraído o vírus, deve recorrer-se ao autoisolamento imediatamente e notificar a Linha Verde COVID-19 (800 11 12).

6.6. Os funcionários que ficam em casa devem encontrar maneiras de fazer o seu trabalho com eficiência. Isto pode significar uma visita ocasional necessária ao escritório.

7. Prestadores de serviços

O acesso a prestadores de serviço aos nossos escritórios ou instalações estão interditos salvo os casos de extrema necessidade, isto é, se estiverem em causa serviços que ponham em causa a segurança, a integridade mecânica dos equipamentos ou a continuidade do negócio.

Deve-se assegurar que as recomendações em vigor na ENACOL sobre o COVID-19 sejam oportunamente transmitidas aos prestadores de serviços que tenham necessidade de prestar serviço nas nossas instalações e que as mesmas são garantidas e estritamente cumpridas.

8. Salas de isolamento

Nas principais instalações da empresa, encontra-se disponível uma sala de isolamento para poder reagir a situações de sintomas de COVID-19.

9. Operação comercial

Os colaboradores dos Postos de Venda devem observar as seguintes instruções:

(i) Aumentar a rotina da lavagem das mãos no decorrer da operação;
(ii) Aumentar a rotina da limpeza dos espaços de utilização dos clientes;
(v) Reforçar a comunicação de boas práticas aos clientes;
(vi) Sugerir aos clientes a utilização do modo de pagamento automático;
(vii) Avaliar caso a caso e, dependendo da situação, aplicar medidas para reduzir o contato com os clientes durante o ato de venda; incluindo restrições ao número de pessoas dentro das lojas, limitando a distância entre as pessoas que esperam na fila (idealmente 2 metros)

10. Planos de continuidade de negócio

10.1. Os responsáveis das unidades de negócio devem testar a ativação dos cenários de indisponibilidade de equipas prioritárias previstos nos seus PCN.

10.2. Para as áreas industriais, estão em vigor PCN que garantem a continuidade das operações com equipas reduzidas, mitigando o impacto de qualquer caso de infeção. Todo o trabalho não essencial nas áreas industriais está a ser adiado. Vamos minimizar a circulação de pessoas externas nas áreas industriais.

11. Comunicação

Sempre que seja solicitada informação sobre a preparação da Galp para prevenir a propagação do COVID-19 por clientes/parceiros, deve ser prestada a melhor informação disponível até ao momento e as medidas previstas no nosso plano de contingência e nos nossos PCN.

Reconhecemos que a situação está a mudar bastante rápido. Para lidar com a incerteza o melhor possível, a Galp ENACOL dispõe de um grupo de acompanhamento permanente de evolução do surto epidémico e adota medidas de prevenção nas instalações da Galp em todas as suas geografias e nas várias unidades de negócio.